『企業生活のマナー』『報告・連絡・相談』-【QC検定の対策講座】#30

サブロー

こんにちは。管理人のサブローです。QC検定2級の資格取得を最終的な目的として解説をしていきたいと思います。

第30回目の対策講座(実践編#9)の今回は、

企業生活のマナー

と

報告・連絡・相談

の説明をしていきますので、よろしくお願いします。

モグゾー

こんにちは。サポート役のモグゾーです。本ブログのQC検定対策のシリーズは主に2級を対象としていますが、今回の内容は初歩的な内容のものなので4級のみが適用範囲になります。

QC=Quality Controlの略で品質管理の意味。また職場内で自発的に集まった少人数の集団が、製品･サービスの品質管理や改善、不具合品の低減、安全対策に取り組む(QC活動)ことをQC活動という。

↓QC(品質管理)検定の概要に関しては、下記リンクをご覧ください↓

↓QC(品質管理)検定講座のINDEXは下記リンクをご覧ください(随時更新予定)↓

企業生活のマナー

いろいろな人が働く職場には、組織を円滑に運営していくために決められたルールがあります。

ビジネスマナーについて、下記に主なものを説明します。

(1) 社会人としての自覚をもつ

⇨お金をもらって働くプロとしての自覚をしっかりもち、与えられた仕事は責任をもって遂行する自分勝手な行動はとらず、進捗状況の報告などは適時適切に行うことが大切です。(下記の項の【報告･連絡･相談】参照)

また組織の一員というだけでなく社会の一員であるという自覚を持ち、コンプライアンスを遵守することが大事です。

コンプライアンス：法令遵守ともいい、要求や命令に従うこと。特に、企業が法令や社会規範・企業倫理を守ること。

(2) 時間厳守

一人の時間の遅れは、全体の仕事の遅れにつながり、組織に大きな損失を与えることになります。少なくとも始業時間の 5 分前 には持ち場について、すぐに業務が開始できるようにしておくなど、間に合えばよいという考えではなく、常に指定の時間よりも先に、という意識をもって行動しましょう。また、休憩時間と就 業時間のけじめをつけることも大切なことです。

(3) 挨拶の励行

職場での人間関係を円滑に保つためにも、自分から積極的に挨拶することが大切です。朝は「おはようございます」、退社時に他の人より早く帰る場合は「お先に失礼します」、残業している方に対しては「お疲れさまです」など、相手の目を見てしっかり挨拶をする習慣を築いていきましょう。

(4) 適切な言葉遣い

相手を敬う気持ちと丁寧な言葉遣いは、良い人間関係を作る基本となります。相手を大事にする気持ちがあれば、言葉遣いは自然と適切なものになってきます。上司や先輩に敬語で接することはもちろん、たとえ年下の人に対してでも、初対面でいきなり呼び捨てにしたりせず、「さん」付けで呼ぶようにしましょう。

(5) きちんとした服装をする

一人の身だしなみがその組織の評価につながることがあるほど、身だしなみは大切です。身だしなみで注意すべき点は、清潔で相手に不快感を与えないという点で、おしゃれとは違います。また、危険が伴う作業を行う場合は、その危険を考慮した服装（作業服、帽子、靴など）を定め、それを決められたとおりに着用しなければなりません。服装の乱れから仕事のミスや事故のもとになります。きちんとした服装をすれば身も心も引き締まり、災害から身を守ることに繋がっていきます。

(6) 公私混同をしない

私的に職場の備品を使ったり、持ち帰ったり、また後輩に指示を出したりするなど、組織の財産を個人的な目的のために使用してはいけません。業務時間中に私的なメールや電話をするなど行為もいけません。これらは職場の雰囲気や規律を乱す原因となります。

(7) 整理・整頓

仕事でなにげに使用しているデスク、イス、ロッカーは、自分のものではなく会社からの借り物です。常に整理・整頓を行うことによ り、自分も周りの人も気持ちよく仕事に取り組むことができます。

(8) 環境への配慮

自分が出すゴミはきちんと分別してから捨てましょう。また、ゴミの量をなるべく少なくするなど地球環境に配慮した活動にも積極的に取り組んでいきましょう。

報告・連絡・相談

業務の流れを円滑にするための潤滑油的な役割(コミュニケーション)を果たすのが報告・連絡・相談です。この三つを略してほうれんそう（報連相）と一般的に呼ばれています。指示や命令に対し、上司やお客様などに速やかにその経過、状況、またその結果を知らせることは業務を遂行するうえで重要なことです。特に現場では予期できない事故が発生することもありますので、きちんと連絡していくことが、不慮の事態に対し、被害を最小限にするためにも大切なことです。上司から特に指示がなくても自発的に行動していきましょう！

報告：上司から部下に与えられた指示や命令に対して、部下がその指示における業務や作業の経過・進捗状況、結果等を知らせることです。この目的は、報告を受けた上司が判断する材料として部下から自発的に情報伝達するもので、指示に対しての業務の相互共有と相互認識を目的とし、円滑に業務を進めながら問題の発見や回避をするための行為になります。

連絡：職場の上下関係に関わらず、関係者に対して業務や作業上で知り得た情報などを知らせることです。この目的は、迅速な情報の共有です。その情報を、これから起こり得る事態に備えたり、認識の相違なくスムーズに業務を遂行することができます。

相談：相談とは、自身では判断が出来ないときや判断に迷ったとき、自分の意見・考えを聞いてもらいたいとき、また情報が欲しいときなどに、上長や先輩、同僚の意見、回答を参考にするためアドバイスをもらうことです。この目的は、自分自身が判断に困ったことに対してアドバイスや指示をもらい、疑問や問題を解決することです。また、相談によって第3者の意見として新しいアイデアや解決方法を見つることができたり、業務の効率化、改善や労力の削減にもなります。

※報告・連絡・相談はいずれも5W1Hでポイントを押さえ、正確、簡潔、明瞭かつ具体的にすることが必要です。「多分」や「おそらく」などの曖昧な表現ではなく、可能な限り数値化して表現をするのが望ましいでしょう。

5W1H

私たちの行動には 5W1H の6つの要素があると考えて行動すべきです。5W1Hとは、When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どのように）といった、情報伝達をする際、伝達内容に織り込む情報の基本といわれている事項を、その英単語の頭文字をとって5W1Hといいます。

What：何を、何について･・･対象 

When：いつ、いつからいつまでに･・･日時・期間

Who：誰が、誰と、誰に･・･人

Where：どこで、どの職場の･・･場所・組織

Why：なぜ、どうして、何のために･・･目的・理由・背景

How：どのようにして、どのくらい･・･方法・程度

モグゾー

それでは、今回はここまで。最後までお読みいただきありがとうございました！
下の講義内容も是非ご覧下さい！！